KWizCom Forms App para SharePoint Online

En este post vamos a comentar sobre el producto de formularios en el cloud de la empresa canadiense KWizCom. La empresa tiene en su cartera varios productos de SharePoint, entre los cuales tuvimos la ocasión de ver KWizCom Forms para SharePoint Server 2013 en vivo, en un evento de SUG.CAT en abril del 2015.

Este post es sobre la versión de KWizCom Forms App, es decir una app lista para usarse en SharePoint Online y on-premise.

 

Es una solución que permite personalizar y añadir reglas lógicas para hacer los formularios de SharePoint mucho más inteligentes y útiles que los que vienen por defecto. Además, no requiere código de servidor. Nos podemos olvidar de InfoPath o de código a medida para personalizar los formularios.

Instalación

Para instalar KWizCom Forms App en el tenant de Office 365, hay que añadir la app desde SharePoint Store, como cualquier otra app de SharePoint Online. Esto hará aparecer un botón nuevo en el Ribbon de las listas y bibliotecas de documentos en el sitio.

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Sin embargo, al clicar el botón, vemos que hay que instalar una app adicional de manera manual, subiendo el fichero APP (hay que sacarlo del ZIP que se descarga) al catálogo de apps corporativo en el tenant de SharePoint Online.

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Una vez que hacemos esto, ya tenemos nuestra app de KWizCom Forms lista para ser utilizada.

Escenario para probar

Para hacer esta review rápida y sencilla, voy a hacer un escenario real de formularios en SharePoint y ver como se podría hacer con KWizCom Forms App.

En SUG.CAT tenemos el proceso manual de dar de alta un miembro de la asociación. Tenemos dos tipos de miembros: los asociados y los permanentes. Los permanentes se eligen entre los asociados que lo pidan, en la asamblea, a votación de los miembros permanentes actuales.

Vamos a hacer un formulario para recabar la información de los socios, incluyendo el tipo de socio. Para ello primero tenemos que hacer una lista de SharePoint, vamos…una lista normal y corriente.

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Como podemos ver, es bastante “cutre” el aspecto de este formulario.

Vamos a ver como KWizCom Forms App lo puede mejorar. Clicamos en el botón de KWizCom Forms App en el Ribbon. Aparece el menú de configuración de los formularios de KWizCom.

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Vamos a separar los campos en tres pestañas: General, Datos de contacto y Detalle de miembro. Para ello vamos a la opción Field Groups/Tabs y agregamos pestañas y campos en cada pestaña.

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Ahora si vamos a dar de alta un nuevo miembro, el formulario tiene un aspecto mucho más amigable:

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Cada tipo de datos ha sido agrupado en una pestaña para no abrumar durante la introducción de datos.

Ahora vamos a hacer que el campo “Fecha de alta permanente” se muestre sólo si el tipo de miembro es Permanente, ya que no tiene sentido preguntarlo si el miembro es Asociado. Para ello vamos a la opción Dynamic Column Permissions. Aquí ocultamos la fecha de alta permanente si el tipo de miembro actual es Asociado.

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Ahora la columna de Fecha de alta permanente no se muestra si el miembro es Asociado, sino solamente cuando se trata de un miembro permanente.

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Ya tenemos nuestro formulario listo para usar, con una usabilidad muy mejorada.

Conclusión

KWizCom Forms App es una excelente opción para ajustar los formularios de SharePoint Server y SharePoint Online de una manera fácil y rápida por los usuarios avanzados (“Power users”). Haciéndolo así nos ahorraremos tiempo y esfuerzo intentando personalizar los formularios con InfoPath, JavaScript o código servidor. Durante nuestra evaluación el producto se ha comportado de manera rápida y el feeling es que está bien acabado.

En esta evaluación no hemos usado las opciones más avanzadas de KWizCom Forms App como columnas en cascada, mostrar/ocultar columnas o pestañas según las características del usuario, introducir formularios maestro-detalle como por ejemplo los de liquidación de gastos. Todo ello está bien explicado en la página del producto o en el librito PDF que lo acompaña. También disponemos de videos de formación.

Sin embargo, hemos visto algunos puntos de mejora como el proceso de instalación que no es totalmente fluido sino que requiere pasos manuales poco intuitivos como el de instalar la app de Foundation en el catálogo de aplicaciones.

Nota: KWizCom es patrocinador de SUG.CAT, lo que nos proporciona medios para poder hacer eventos para la comunidad. Sin embargo, la opinión expresada en este post es independiente del patrocinio y responde solamente a nuestra impresión como usuarios avanzados de SharePoint.

Asamblea General Ordinaria de SUG.CAT 2016

El próximo lunes 25 de enero nos reuniremos en el 7 Sins Lounge & Music Bar de Barcelona (Muntaner 7) en la Asamblea General Ordinaria de SUG.CAT como nos vamos reuniendo tradicionalmente cada mes de Enero. Nos encontraremos a las 19:00 (convocatoria única).

El evento está abierto a todo aquel que quiera asistir pero para poder tener derecho a opinar es necesario ser socio. Podéis realizar la inscripción gratuitamente rellenando el documento  http://www.sug.cat/Documents/Full%20inscripci%C3%B3%20SUG.CAT.docx y enviar antes de la Asamblea a info@sug.cat. Si alguien tiene alguna duda sobre si ya está previamente registrado nos puede consultar en esta misma dirección.

Para todos los que vais a asistir os pediríamos leer el acta anterior antes de venir para evitar tener que releer toda al inicio para su posterior votación. Podéis acceder a esta en http://www.sug.cat/Documents/ActaAssembleaGeneral2015.pdf

El orden del día que vamos a tener será:

1- Lectura y aprobación del acta anterior

2- Los miembros asociados pueden presentar sugerencias y propuestas.

3- Propuesta de incorporación de nuevos miembros permanentes. Votación

4- Presentación programa anterior de actividades y del programa provisional 2016. Votación

5- Presentación de la junta directiva 2016.

6- Informe Económico

6.1- Resultado anterior general

6.2- Resultado económico SharePoint Saturday

6.3 – Presupuesto 2016 ordinario

6.4 – Presentación económico SharePoint Saturday 2016 BCN y MAD.

7- Debate Económico

8- Votaciones Informe Económico y nueva Junta.

9- Clausura Asamblea General

 

Inscripción a la Asamblea en http://www.meetup.com/SUG-CAT/  o en https://sugcat-ag2016.eventbrite.com

Daniel Frigola

Miembro de la junta de SUG.CAT.